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Erfolgreiches und strukturiertes Drucken, Kopieren, Faxen, Scannen, Weiterleiten, Bearbeiten, Prüfen, Antworten, Senden, Verteilen, Verwalten, Überwachen, Wiederaufrufen und Wiederfinden bedeutet heute für Kunden jeder Branche und jeder Unternehmensgröße einen echten Wettbewerbsvorteil durch die Optimierung der eigenen Verwaltungsabläufe zu schaffen.

Viele Unternehmen der Region vertrauen bereits auf eine Dokumentenlösung aus dem Hause Waldenmaier. Das Waldenmaier Portfolio erstreckt sich über einfache, kleine Scanwerkzeuge, Drucksteuerungen, Formulartools und Flottenmanagementsoftware bis hin zu individualisierbaren Dokumentenverwaltungs-Komplettlösungen selbst für komplexe Anforderungen.

Gerade die digitale Erfassung von Dokumenten oder das zeitnahe und sichere Drucken unabhängig vom Standort sind mittlerweile geschäftskritische Aufgaben für Unternehmen jeder Größe geworden. Vor allem die effiziente, schnelle und sichere Ausführung aller Scan- und Dokumentenverwaltungsprozesse wird zum Schlüsselfaktor einer erfolgreichen Unternehmung.

Das Solution Team Waldenmaier ist mittlerweile in der Lage die Druck-/Output sowie Scan- und/oder Dokumentenprozesse jeder Organisations- und Unternehmensgröße weitreichend zu optimieren.

Archiv / DMS

Die digitale Ablage von Dokumenten bedeutet nicht die End-Ablage von toten Daten. Vielmehr geht es um eine moderne und kosteneffektive Art, Dokumente, Informationen und Unternehmenswissen strukturiert und sicher zu speichern und diese jederzeit verfügbar und nutzbar zu machen. Eine geeignete Softwarelösung hat dabei den Anspruch, Unternehmen unabhängig von der Größe und Branche eine zentrale Plattform zu bieten, mit der sich alle Informationsarten aus unterschiedlichen Quellen und mit unterschiedlichen Formaten intuitiv ablegen, verwalten, jederzeit finden sowie prozessgerichtet steuern und verteilen lassen.

Die Firma Waldenmaier hat sich in diesem Bereich nicht ausschließlich auf ein Produkt festgelegt sondern kann Ihnen heute verschiedene Alternativen anbieten.

Die offerierten Systeme erfüllt dabei alle Compliance Kriterien eines klassischen Archivsystems, heben sich jedoch durch Flexibilität und Modularität von sonst geläufigen Systemen ab. Bei der Auswahl der DMS Software Systeme für das eigene Portfolio hat WALDENMAIER den Fokus auf eine einfache Bedienung, intuitive Suchfunktionen, schnelle Anpassbarkeit auf individuelle Anforderungen unabhängig der Branche und Unternehmensgröße sowie eine beindruckende Performance unabhängig vom Datenvolumen gelegt.

 

Gerne stellen wir Ihnen hierzu, das für Sie und Ihre Anforderungen passende System vor.

Scan-Lösungen

Für die Erfassung und Digitalisierung Ihrer Dokumente stehen Ihnen verschiedene, alternative als auch kombinierbare Methoden zur Verfügung. Das WALDENMAIER Portfolio an Scan- und Digitalisierungslösungen bietet Ihnen alle Optionen von einer einfachen Scannerfassung mit OCR und Ablage in Ihrer Windows-Ordnerstruktur z.B. via einem definierten MFP System bis hin zu der leistungsstaken Scanerfassung mit Indexkriterien und einem dedizierten und sicheren Prozess zur Weiterleitung der erfassten Dokumente an Ihr ERP-, CRM- und/oder DMS-System.

Wir gestalten Ihre Digitalisierung und Scanerfassung so, dass Sie Ihre Scan- und Verteilungsprozesse mit einem einzigen Knopfdruck anzustoßen können. Gemessen an Ihren Anforderungen bieten wir Ihnen die Auswahl und Umsetzung der für Ihre Abläufe optimalen Scan Hard- und Software an. Wann stellen Sie auf eine intelligente Scanerfassung um? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Print / Follow

MyQ* vereinfacht das Scannen und Drucken von Dokumenten. Es ermöglicht das Management, die Kontrolle und das Überwachen Ihrer  Dokumente über die gesamte Systemflotte. Zudem verfügt MyQ über ausgeklügelte Sicherheitskontrollen für sensible Dokumente. Und das zu einem äußerst attraktiven Preis.

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Zentralisieren der Drucksysteme

  • Arbeitsplatzdrucker werden durch leistungsfähigere Multifunktions-Systeme (MFP) ersetzt.
  • Neue Drucker und MFP haben deutlich niedrigere Druckkosten, womit signifikante Kosteneinsparungen von bis zu 40% realisiert werden können.
  • MyQ verarbeitet die gesendeten Druckjobs vor der Ausgabe am Drucker/MFP: Der Benutzer sendet einen Druckjob an das zentrale Ausgabegerät, der Ausdruck wird verschlüsselt am MyQ-Server angehalten, bis der Benutzer sich mittels PIN oder seiner ID-Karte am Gerät authentifiziert und so seine Ausdrucke abruft. Der Ausdruck bzw. die Druckdaten können somit zu keinem Zeitpunkt von unberechtigten dritten Personen eingesehen werden. Damit erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer ausgegebenen Daten. Auch sensible Informationn können somit problemlos an Drucker gesendet werden, ohne dass sie zufällig oder absichtlich in falsche Hände geraten.

Unterbindung privater und unnötiger Ausdrucke

  • Alleine das Bewusstsein, dass alle Ausdrucke überwacht und aufgezeichnet werden, hält davon ab, Unternehmensdrucker zum Ausdrucken von privaten Dokumenten zu missbrauchen.
  • Aufgrund der Aufzeichnungen der realen Druckkosten jedes einzelnen Mitarbeiters werden diese dazu gezwungen, darüber nachzudenken, welche Ausdrucke wirklich nötig sind und welche nicht.
  • Hierzu gilt, dass das System selbstverständlich so konfigurierbar ist, dass gesetzliche Bestimmungen oder individuelle Regelungen innerhalb von Unternehmen/Organisationen hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten Berücksichtigung finden.

Reduzierung der Betrieblichen Ausdrucke – Verzögertes Drucken

  • Da jeder Benutzer die Möglichkeit hat, über das Web-Interface seine Ausdrucke zu verwalten, können irrtümlich abgesendete Druckaufträge leicht widerrufen werden und werden somit erst gar nicht ausgedruckt.
  • Oft kommt auch vor, dass Ausdrucke in der Zeit zwischen dem Abschicken und dem Abholen beim Drucker veraltet sind und damit überflüssig werden. Auch solche Ausdrucke können mit MyQ vermieden werden.

Zeitersparnis für Mitarbeiter – Pull Printing / Follow-me-Druck

  • Das Prinzip des „Pull Printing“ bzw. des „Follow-me-Drucks“ ist, dass der Benutzer den Druckauftrag nicht an einen speziellen Drucker sendet, sondern an eine gemeinsam genutzte Druckwarteschlange. Dort wird der Druckjob gespeichert, bis der Benutzer sich bei einem zugehörigem Drucker anmeldet. Der Druckjob folgt dem Benutzer bis an das Gerät, an dem er den Ausdruck abholen möchte.
  • Der Benutzer kann sich das Ausgabesystem, das ausdrucken soll, in dem Zeitpunkt auswählen, in dem er sich am Gerät befindet.
  • Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn innerhalb der Organisaion einzelne Geräte defekt oder belegt sind.
  • Mitarbeiter mit wechselenden Arbeitsplätzen/Aufenthaltsorten müssen sich nicht darum kümmern, welches Ausgabesystem sie beim Ausdrucken wählen, da der Ausdruck an jedem Gerät innerhalb der Infrastruktur, das dafür freigeschaltet ist, zur Verfügung steht, indem der Mitarbeiter sich einfach an dem Gerät authentifiziert.

Zeitersparnis für IT-Administratoren

  • Die Verwaltung erfolgt über das Web-Interface.
  • Die Installation neuer Drucker/MFP funktioniert automatisiert.
  • IT-Administratoren können dank des integrierten Service-Moduls den Status aller Druckgeräte überwachen.

 

* MyQ und seine Logos sind eingetragene Warenzeichen der JANUS spol.s.r.o.

Druckerüberwachung

Ein Klick auf den Eintrag ‚Druckerüberwachung‘ im Menü der MPS / FSM Software zeigt eine Übersicht aller aufgelaufenen und ungelösten Alarmmeldungen der Drucksysteme eines oder mehrerer Kunden an. Hier kann sich ein Händler schnell Überblick über die an den Drucksystemen seiner Kunden aufgetretenen Probleme verschaffen und außerdem auf einen Blick erkennen, ob die für diese Kunden hinterlegten Warnschwellen für Verbrauchsmaterialien der Drucksysteme unterschritten wurden.

Die Anzeige erlaubt die Auswahl der Kunden, für welche die Statistik der aufgetretenen Druckerprobleme angezeigt werden soll. Für selektierte Kunden wird dann die Anzahl der bei seinen Drucksystemen aufgetretenen Alarme, kategorisiert nach Fehler, Warnung, und Informationen, angezeigt.

Werden die konfigurierten Schwellenwerte für Tonerstände bei einem oder mehreren Drucksystemen eines Kunden unterschritten, oder meldet ein Drucksystem wenig Toner, so macht ein Warnsymbol darauf aufmerksam.

Sobald die aufgelisteten Fehlerereignisse bereinigt wurden bzw. bei Warnungen zu Verbrauchsmaterial dies aufgefüllt wurde, wird dies von der MPS / FSM Software erkannt und die zugehörigen Ereignisse werden automatisch aus der Druckerüberwachung entfernt und das Ereignisprotokoll des jeweiligen Drucksystems aktualisiert.

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Benachrichtigungen

Aufgrund konfigurierter Regeln kann die Managed Print Services Software auf drei Arten von Ereignissen mit dem Versenden von E-Mail Benachrichtigungen reagieren:

  • Eintreten von Wartungsereignissen
  • Unterschreiten eines definierten Schwellenwertes bei Verbrauchsmaterialien
  • Eintreten einer Druckerwarnung oder Druckerstörung

Pro Drucksystem können eine Schwellenwertregel, eine Alarmregel und Wartungsereignisse zugeordnet werden.

Formularmanagement

Ob einfachste Formularhinterlegung, intelligente Kopiensteuerung oder flexibelste Druckverteilung: Unsere Formularlösung kann sowohl in klassischen Office-Anwendungen als auch in kaufmännischen Standardprogrammen, z.B. für Anwaltskanzleien und Arztpraxen, eingesetzt werden.

Die Vorteile im Überblick

  • Erstellung individueller Formularvorlagen
  • Weniger Verwaltungskosten durch Lagerung von vorgedruckten Formularen
  • Automatische Erzeugung von Originalen und Kopien auf unterschiedlichen Papieren
  • Ausgabe auf verschiedenen Systemen mit nur einem Klick
  • Optimale Steuerung aller Druckvorgänge innerhalb eines Unternehmens unter Windowskyoeasyprint

Flexible Formularsteuerung

Sparen Sie Zeit durch den Einsatz von Formularen und Textmodulen. Die Vorlagen können Sie einfach in Ihren vertrauten Office-Programmen erstellen, in KYOeasyprint hinterlegen und dann je nach Bedarf zu Ihrem Druckjob zusteuern.

Vielseitige Kopiensteuerung

Sparen Sie Kosten bei hochwertigen, vorgedruckten Geschäftspapieren oder bei teuren Mehrfachformularsätzen: Per Mausklick wird über KYOeasyprint zuerst ein Ausdruck auf hochwertigem Briefpapier veranlasst und anschließend Kopien auf Office-Papier erzeugt. Eine zusätzliche Schachtsteuerung, z.B. zur Auswahl von farbigem Papier, steht ebenfalls zur Verfügung.
Mit KYOeasyprint lässt sich so auch der teure Druck per Nadeldrucker auf Durchschlagsätzen durch wirtschaftliche Laserdrucke ersetzen.

Verteilte Druckausgabe

Sparen Sie Wege durch die automatische Druckverteilung. Binden Sie alle Ihre verfügbaren Drucker  und Multifunktionsgeräte über KYOeasyprint in Ihren Workflow ein. So können Sie Ihre Ausdrucke genau dort erzeugen, wo sie benötigt werden: z.B. das Original auf Ihrem Arbeitsplatzdrucker und eine Kopie auf dem Drucker in der Buchhaltung.

MFP-Display

Kyocera – HyPAS

HyPAS ist die Software-Entwicklungsplattform von KYOCERA Document Solutions und steht für HybridPlatform for Advanced Solutions. HyPAS verwendet zwei verschiedene Technologien, zum einen JAVA und zum anderen WEB Services (Microsoft .NET Framework).

KYOCERA gehört zu den wenigen Anbietern weltweit, die in der Lage sind, beide Technologien zu verwenden und sogar miteinander verknüpfen („das Beste aus zwei Welten“). Fast alle anderen Anbieter am Markt verwenden entweder JAVA basierte Technologien oder WEB-Service-basierte Technologien.

Hypass

Die HyPAS Technologie hat für Sie folgende Vorteile:

 

  • Individualisierung des Touchscreen-Bedienfelds zur einfacheren Nutzung des Systems
  • Erweiterung des Multifunktionssystems um zusätzliche Funktionen
  • Erweiterung des Multifunktionssystems um Applikationen
  • Anpassung des Multifunktionssystems an Ihre Prozesse

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